Poznaj swoje audytorium

Przed wdrożeniem systemu Business Intelligence określ grupy użytkowników.

Analitycy

Wymagają arkuszy i narzędzi kalkulacyjnych, które pozwolą szybko i wygodnie prowadzić analizy zgodnie ze specyfiką oczekiwań, w tym analizy „co-jeśli”, modelowanie scenariuszy. Istotny jest także zapis danych (write back) oraz możliwość ich archiwizowania zarówno w formie tekstowej, jak i numerycznej. Analitycy wymagają tabel zawartości oraz dostępności opcji stylów menu w drzewach raportów. W zakresie elastyczności kluczowe jest udostępnianie opcji dostępu do informacji typu „level-three” z zachowaniem możliwości zmian poszczególnych zmiennych (wymiarów, osi). System ma umożliwiać budowę indywidualnych analiz i raportów (ad-hoc) oraz wspomagać ich dystrybucję. Analitycy otrzymają wartość dodaną dzięki wspomagającym narzędziom analitycznym, takim jak: „360˚ viewer” czy „3D City”.

Kadra zarządzająca

Kadry zarządzające zawsze poszukują odpowiedzi na pytania o to, co się dzieje w organizacji. System Business Intelligence ma nie tylko dawać odpowiedź na to pytanie, ale też wyjaśniać, dlaczego tak się dzieje i dokąd stan obecny zaprowadzi firmę w przyszłości. Zarząd potrzebuje łatwych w użyciu konsol, które od ręki prezentują wskaźniki, kluczowe raporty i metryki wydajności. Informacje muszą odzwierciedlać stan faktyczny, oparty na spójnych, rzeczywistych i możliwie aktualnych danych. W pracy managerów istotne są biblioteki obrazów (zrzuty ekranowe), które prowadzą do odpowiednich sprawozdań. System powinien w sposób elastyczny umożliwiać zmianę punktu analizy przedsiębiorstwa (łatwe przechodzenie z jednej informacji do drugiej, śledzenie przyczyn i skutków, łatwe zmiany kryterium raportowania). Równie istotne jest prezentowanie analiz na poziomie macro, jak i micro. Bardzo pomocne w tym są interaktywne narzędzia analiz typu drill down. Kadra zarządzająca powinna mieć możliwość przesyłania raportów do innych użytkowników drogą elektroniczną. Warto pamiętać, by w przypadku kadr zarządzających możliwie minimalizować liczbę opcji.

Kadra kierownicza

Dla managerów pionów istotna jest wiedza o bieżącej wydajności obszarów, za które odpowiadają. Pomocne w pracy są raporty typu „one-touch” z hierarchicznymi poziomami dostępu do różnych danych. System powinien wspierać karty wyników (scorecards) oraz generowanie wskaźników, analiz rozbieżności czy innych metryk wydajności. Dla kadr kierowniczych bardzo ważna jest możliwość poszukiwania odpowiedzi na pytania dotyczące efektywności działalności. Dlatego kluczowe jest raportowanie samoobsługowe. Informacje zwrotne powinny być ujęte w formacie numerycznym lub tekstowym. System powinien na tym poziomie udostępniać tradycyjne funkcje budżetowania i prognozowania, w tym umożliwiać ocenę ryzyka, a także wspierać MBO i zarządzanie strategiczne.

Odbiorcy i adresaci raportów

Najczęściej prosty format jest wystarczający, by dostarczyć właściwe informacje. System musi oferować łatwą nawigację, a jego obsługa nie powinna wymagać wysokich kwalifikacji w zakresie pracy z komputerem. Sugerowane formaty BI to konsola dyrektorska (Executive Console), „One Touch reporting” i „Tree reports”. Lepiej zrezygnować ze skomplikowanych typów raportów Excel, faworyzując raczej proste tabele i opcje wykresów. Business Intelligence powinien wykorzystywać własny proces „workflow”, z zachowaniem wszystkich zasad bezpieczeństwa, publikowania i dystrybuowania raportów.

Pełne rozwiązanie

Solidnie rozwiązanie BI będzie spełniać wymogi wszystkich powyższych grup użytkowników, a także jedną dodatkową, przypisaną IT.

Chcesz wiedzieć więcej, skontaktuj się z nami.