W naszej pracy wielokrotnie stykamy się z kilkoma powtarzającymi się wyzwaniami, przed jakimi stają osoby odpowiedzialne za controlling. Problemy, związane z tymi zagadnieniami stają się tym bardziej dotkliwe w skutkach, im większa skala i skomplikowanie procesów w danej organizacji.
Zidentyfikowane przez nas wyzwania controllingu dotyczą głównie obszarów zarządzania procesami i ich pracochłonności oraz złożoności zagadnień. Powstające tu problemy powodują, że controlling nie ma możliwości by koncentrować się na obszarze analiz, wnioskowania czy rekomendacji. Zamiast tego zmuszony jest poświęcać dużo czasu obszarom, które powinny stanowić tylko tło, zaplecze jego działań. Wymienionym poniżej wyzwaniom controllingu (jak i innym, bardziej specyficznym) można bez trudu sprostać, wykorzystując odpowiednio dobrane rozwiązania.
Wyzwanie 1:
Tworzenie formatek, zbieranie danych i kontrola procesu.
Jednym z najbardziej pracochłonnych zadań stawianych przed controllingiem jest tworzenie nowych formatek lub aktualizacja istniejących. Za każdym razem jest to zajmujące zajęcie, silnie podatne na błędy. Na czasochłonność składa się tu dodatkowo proces rozsyłania i zbierania plików. Wszelka indywidualizacja formatek także wymaga dużego nakładu czasu i pracy – zaniechanie jej może z kolei odbić się na przejrzystości formatek. Raz rozdystrybuowane pliki nie cechują się elastycznością pod względem zmian zakresów, założeń, reguł i wyliczeń. Na całość procesu nakładane są ograniczenia wynikające z braku możliwości sprawnej komunikacji z użytkownikami. Powstające błędy prowadzą do namnażania się plików, w skutek czego powstają różne wersje formatek, zawierające odmienne dane. Modyfikacje użytkowników nie podlegają systemowej kontroli. Finalna konsolidacja danych z tych plików nierzadko zmusza użytkowników do ponownego tworzenia i wypełniania formatek, celem eliminacji błędów i powstałych nieścisłości. Całość staje się procesem niezwykle żmudnym i trudnym w kontrolowaniu.
Rozwiązanie powyższych problemów stanowi zaimplementowanie centralnego modelu, dostępnego dla wszystkich użytkowników. Dzięki temu wprowadzane zmiany mogą być automatycznie widoczne w controllingu – znika potrzeba dystrybuowania plików i konsolidacji danych z wielu źródeł. Ponadto, nie pojawia się problem rozbieżności danych – dane zawarte w systemie prezentują jedną, prawdziwą i obowiązującą wersję. Uniwersalne rozwiązanie z centralnym systemem jest kompletne i wspiera zarówno controlling, jak i analizy i raportowanie. Interfejs użytkownika jest przejrzysty, intuicyjny i, co najważniejsze, jednolity. System umożliwia odgórną kontrolę jakości wprowadzanych danych. Sprawna architektura z wydajną bazą danych pozwalają na jednoczesne korzystanie z systemu przez wielu użytkowników.
Wyzwanie 2:
Zarządzanie zmianami, wersjami danych i scenariuszami.
Kontrola nad wersjami danych i scenariuszami stanowi niebanalne zadanie, które bez systemowego wsparcia narażone jest na częste występowanie błędów. Powielanie danych prowadzi do narastania nieścisłości. Mnożące się wersje i scenariusze danych wymagają od zarządzającego nimi zbyt dużego zaangażowania i nakładu pracy. Dodatkowe problemy narastają, gdy pojawia się potrzeba częstego prognozowania. Skomplikowana procedura łączenia wielu wersji danych wpływa na niezadawalająco długie czasy oczekiwania na wyniki. Gdy dodać do tego ograniczenia wynikające z wydajności oprogramowania i długi czas kalkulacji, zarządzanie danymi i zmianami w danych staje się nieefektywne. Wprowadzanie szybkich zmian i odgórnych modyfikacji na pewnym etapie staje się niemożliwe, a jako tymczasowy środek stosuje się kopiowanie danych. W ostatecznym rozrachunku zarządzanie rozproszonymi plikami staje się trudne i czasochłonne.
Problem powielania danych i scenariuszy znika przy wykorzystaniu wielowymiarowej bazy danych. Jest to rozwiązanie oferujące sprawną administrację danymi i łatwą kontrolę nad modelem danych. Niewątpliwą zaletą jest tu też możliwość wykorzystania szerokiej gamy narzędzi administracyjnych, dostosowanych do różnych grup użytkowników (np. Excel, aplikacja, WWW). Wielowymiarowa baza danych jest niezwykle wydajnym rozwiązaniem, a jej szybkość uwydatnia się szczególnie przy pracy z dużymi, różnorodnymi zbiorami danych typu big data. Dzięki centralnej bazie danych tworzenie nowych scenariuszy nie wprowadza rozproszenia danych, a kopiowanie danych działa sprawnie i nie jest obarczone ryzykiem błędu ludzkiego. Dzięki zastosowaniu wbudowanych funkcjonalności (np. splasher), czas poświęcony na alokacje danych sprowadza się do skonfigurowania mechanizmu.
Wyzwanie 3
Łączenie danych z różnych obszarów i źródeł.
Kolejnym obszarem nadmiarowo pochłaniającym czas controllingu jest konsolidacja danych pochodzących z różnych źródeł. Zagadnienie to wymaga od zarządzającego powiązania ze sobą wielu budżetów tematycznych. Ponieważ dane napływają od różnych użytkowników, cechują je wielopłaszczyznowe poziomy szczegółowości, różne zakresy i założenia – ogólnie mówiąc: są niejednolite. Wszelkie różnice w formatach i strukturach danych, wraz z brakiem zbieżności między cyklami budżetowymi i raportowymi, w efekcie implikują zbyt długie cykle prognozowania i budżetowania. Niespójne dane wymagają wielokrotnego uzgadniania i poprawiania błędów. Wymagany nakład pracy na ich łączenie jest nieadekwatny do rezultatów.
Rozwiązania z gotowymi modelami mają tę niewątpliwą zaletę, że oferują istnienie centralnego modelu finansowego, niepodatnego na wskazane problemy. Ponadto, możliwe jest zarówno wykorzystywanie gotowych modeli tematycznych, jak i tworzenie dowolnych, nowych. Centralny model cechuje łatwość rozbudowania o dodatkowe modele. Złożoność tworzonych nowych modeli jest w praktyce nieograniczona. Nie bez znaczenia są tutaj także wbudowane funkcjonalności do zarządzania oraz możliwość ich konfigurowania i rozbudowywania. Inną zaletą pracy z gotowym oprogramowaniem jest możliwość korzystania z istniejących szablonów (Capex, Flota, Marketing…).
Wyzwanie 4:
Odpowiedzi na dodatkowe pytania wraz z regularnym raportowaniem.
Ze względu na różne potrzeby użytkowników, często pojawia się konieczność personalizowania raportów i formatek. Skutkuje to generowaniem zbyt dużej liczby standardowych raportów. Co więcej, łączenie planów, budżetów i prognoz z wykonaniem staje się uciążliwe, gdy brak do tego zaawansowanych narzędzi. Po raz kolejny okazuje się, ze nakład pracy i czasu na pozyskanie danych jest zbyt duży i nieadekwatny do uzyskanych efektów. Uwzględniwszy dodatkowo pracochłonną dystrybucję raportów, ostatecznie zbyt mało czasu może być poświęcone analizom. W efekcie wyciągane wnioski są niekompletne. Największy problem pojawia się w przypadku zapotrzebowania na niestandardowe pytania i analizy. Wówczas reakcja na potrzeby użytkowników jest zauważalnie wolna. Jest to chyba najbardziej dotkliwy spośród wskazanych problemów, ponieważ często organizacja nie uzyskuje informacji w czasie, w którym powinna je posiadać. Skutkiem tego mogą niespójne podstawy do podejmowania decyzji zarządczych, różne interpretacje i wyniki.
Gotowe systemy oferują użytkownikom pełnię możliwości rozwiązań Business Inteligence, w szczególności komfort korzystania z predefiniowanych raportów i analiz. Niewątpliwą zaletą jest tu również szerokie spektrum ścieżek dostępu do danych i formatów raportów (WWW, Excel, Word, PowerPoint, PDF, iPad…). Gotowe oprogramowanie pozwala na szybkie i efektywne analizy – także typu self-service. Software dostarcza także możliwości automatycznego raportowania oraz automatycznej dystrybucji raportów, zaoszczędzając czas użytkowników. Nie bez znaczenia jest też możliwość pełnej integracji z dawnymi systemami i źródłami danych.
