Wdrożenie centralnego systemu controllingowego do obsługi wszystkich procesów Controllingu Finansowego w Grupie LUX MED, w oparciu o platformę Infor PM10.
Rozwiązanie oparte o centralną bazę danych pozwoliło na:
- ograniczenie nakładu pracy związanej z organizacją i koordynacją procesów,
- poprawę komunikacji pomiędzy dostarczycielami informacji a administratorami procesu,
- poprawę jakości i spójności procesów poprzez zachowanie jednolitych słowników danych,
- zmniejszenie ryzyka występowania błędów ludzkich.
Grupa LUX MED (LUX MED, CM Lim, Promedis i Medycyna Rodzinna) skupia największą w Polsce zintegrowaną sieć placówek, oferujących pełen wachlarz usług opieki ambulatoryjnej i diagnostycznej dla klientów indywidualnych i korporacyjnych. Największy udział w przychodach grupy ma sprzedaż pakietów uprawniających do korzystania z określonego zakresu usług medycznych. Uzupełnieniem działalności są kontrakty z firmami ubezpieczeniowymi i Narodowym Funduszem Zdrowia oraz odpłatne świadczenie usług dla klientów korzystających z pojedynczych usług. Do Grupy należy także Centrum Diagnostyki Obrazowej AVI oraz FADO S.A. – największy w Polsce usługodawca oferujący diagnostykę mobilną. W chwili obecnej firma zatrudnia ponad 7000 osób, a własna sieć medyczna obejmuje ponad 94 placówki na terenie całego kraju.
Z wdrożonego przez Codec systemu korzysta obecnie ponad 100 użytkowników. Grono to obejmuje dyrektorów wszystkich Centrów Medycznych, dyrektorów regionalnych, dyrektorów departamentów/działów centrali i oczywiście zarząd spółki. Każdy z użytkowników otrzymuje wysoce spersonalizowaną zawartość informacyjną. Zasady zabezpieczeń i udostępnione raporty w pełni odzwierciedlają zakres odpowiedzialności każdej z osób.
Wdrożenie systemu pozwoliło na efektywną realizację wszystkich procesów Controllingu Finansowego w Grupie LUX MED. Postawione cele projektowe zostały osiągnięte. Jakość i terminowość budżetów i raportów finansowych jest satysfakcjonująca dla wszystkich zainteresowanych. Mimo wzrostu skali działania, liczba pracowników odpowiedzialna za wspomniane procesy pozostała niezmieniona.
Wdrożenie wniosło szereg drobnych usprawnień, które same w sobie nie stanowią istotnej wartości, lecz połączone razem wydatnie podnoszą poziom satysfakcji wszystkich użytkowników. Dla przykładu, nadspodziewaną wręcz popularnością cieszyła się możliwość planowania projektów bezpośrednio w systemie budżetowym. Choć założenie nowego projektu wymagało kontaktu z Działem Controllingu, który to umieszczał go w słownikach systemu i nadawał stosowne prawa dostępu, w ramach całego procesu budżetowego zgłoszono ponad 50 propozycji. Część z nich była kontynuacją realizowanych już przedsięwzięć, jednak zdecydowana większość dotyczyła nowych obszarów. Przy takim zainteresowaniu użytkowników, kluczowa okazała się funkcjonalność zatwierdzania projektów – niemal jednym kliknięciem pracownicy Działu Controllingu mogli dołączyć bądź wykreślić wydatki związane z konkretnym projektem z budżetu spółki. Pozwoliło to prowadzenie symulacji i negocjacji w trakcie spotkań roboczych finalizujących prace nad budżetem.
Zgromadzenie wszystkich danych w centralnej bazie ograniczyło nakład pracy związany z przygotowaniem niestandardowych raportów zamawianych w trybie pilnym przez zarząd i prowadzeniem analiz w trybie ad hoc. Obróbka danych za pomocą formuł, arkuszy powiązanych czy makr nie była już konieczna – w jej miejsce wystarczyło zdefiniowanie odpowiedniego układ raportu, bądź zmiana parametrów już istniejącego.
Wyznacznikiem stopnia zadowolenia z rezultatów projektu jest z pewnością fakt, iż przewidywany jest dalszy rozwój systemu. Pierwszym obszarem jest uzupełnienie miesięcznego procesu raportowego o prognozę wyników do końca roku. W chwili obecnej przewidywany wynik na koniec roku uzyskiwany jest poprzez zestawienie danych dotyczących wykonania na koniec danego miesiąca z ostateczną wersją budżetu dla pozostałych okresów.
Rzeczywistość gospodarcza potrafi skutecznie weryfikować założenia przyjęte w trakcie tworzenia planów. Nieustanna aktualizacja budżetów budzi uzasadniony opór wewnątrz organizacji. Zachowując niezmienioną wersję budżetu, wprowadzona zostanie comiesięczna prognoza. Pozwoli to na lepszą ocenę perspektyw działalności przez najwyższą kadrę zarządzającą. Szczegółowość gromadzonych danych będzie z pewnością kompromisem pomiędzy oczekiwaniami odbiorców i możliwościami dostawców informacji.
Performance Management, to jednak nie tylko rozwiązania technologiczne, ale również głęboka wizja integracji kluczowych procesów decyzyjnych przedsiębiorstwa. Docelowo wdrożona platforma stanowić będzie centralne źródło pełnej informacji zarządczej, obejmującej zarówno sprawozdania finansowe, jak i dane operacyjne. Taka konstrukcja rozwiązania pozwoli na pełne wykorzystanie potencjału, jaki mogą wnieść do organizacji nowoczesne systemy zarządzania. Po zakończeniu prac nad modułem controllingu operacyjnego oraz rozszerzeniu dostępnych funkcjonalności o comiesięczną prognozę finansową, system stanowić będzie wzorcowy przykład pełnego wdrożenia koncepcji Performance Management.